Jak założyć firmę w Niemczech? Konkretny poradnik 2023

Niemcy to jedna z najpotężniejszych gospodarek na świecie. Nic więc dziwnego, że coraz więcej osób decyduje się na prowadzenie tam działalności gospodarczej.

Jak założyć firmę w Niemczech? Jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej w Niemczech?

Sprawdź nasz poradnik i przekonaj się, że otwieranie i prowadzenie własnego biznesu w Niemczech jest łatwiejsze niż myślisz!

Formy prawne działalności gospodarczej w Niemczech

W Niemczech można prowadzić działalność gospodarczą w różnych formach prawnych. Rozróżniamy:

Spółki osobowe:

• Spółka cywilna (Gesellschaft bürgerlichen Rechts, GbR)
• Spółka jawna (Offene Handelsgesellschaft, OHG)
• Spółka komandytowa (Kommanditgesellschaft, KG)
• Spółka partnerska (Partnerschaftsgesellschaft, PartG)

Spółki kapitałowe: 

• Spółka akcyjna (Aktiengesellschaft, AG )
• Spółka z o.o. (Gesellschaft mit beschränkter Haftung, GmbH)
• Spółka z o.o., określana jako mini GmbH (Haftungsbeschränkt, UG)
• Spółka komandytowo-akcyjna (Kommanditgesellschaft auf Aktien, KGaA)

Gewerbe, czyli jednoosobowa działalność gospodarcza w Niemczech

Polacy w Niemczech najczęściej decydują się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, czyli Gewerbe. 

Jeśli decydujemy się na rejestrację firmy, automatycznie jej formą prawną będzie jednoosobowa działalność gospodarcza (chyba że w czasie rejestracji wyraźnie zdecydujemy się na inną formę). 

Nie musimy posiadać żadnego minimalnego kapitału. Choć nazywa się tę formą „działalnością jednoosobową”, możemy w niej zatrudniać pracowników. 

Kleingewerbe, czyli Mała Działalność Gospodarcza w Niemczech

Kleingewerbe, zwana małą działalność gospodarczą, to działalność w ramach której możemy korzystać ze zwolnienia z podatku VAT. Aby móc prowadzić Kleingewerbe, musimy spełnić 2 kryteria (łącznie):

1. Nasze obroty w minionym roku kalendarzowym nie mogą być wyższe niż 22 000 EUR.
2. Nasze obroty w obecnym roku kalendarzowym nie mogą przekroczyć 50 000 EUR. 

Jeśli w pierwszym roku obrót firmy przekroczy 22 000 EUR, w następnym roku VAT będzie musiał zostać już opłacony. 

Prowadząc „małą działalność" w Niemczech na fakturach należy dodać zapis dotyczący zwolnienia z podatku VAT (na podstawie paragrafu 19 UStG ustawy o podatku (niem. Umsatzsteuergesetz). Należy jednak pamiętać, że w takiej sytuacji nie należy nam się odliczenie VAT-u z faktur kosztowych. 

Nawet prowadząc Kleingewerbe musimy składać coroczne zeznanie podatkowe, zawierające rozliczenie podatku dochodowego i VAT. 

Firma w Niemczech — wymagania

Meldunek w Niemczech

Aby móc prowadzić działalność gospodarczą w Niemczech, musimy być tam zameldowani. Teoretycznie można założyć firmę bez meldunku, ale ma to swoje konsekwencje. 

Nie możemy na przykład ubiegać się o zwolnienia podatkowe (np. kwota wolna od podatku na dzieci). Chodzi tu o osoby, których dotyczy tzw. nieograniczony obowiązek podatkowy (mieszkają w Niemczech na stałe przez więcej niż 183 dni w roku i tu znajduje się centrum interesów życiowych), czyli mają niemiecką rezydencję podatkową.

Zakładając firmę w Niemczech musimy jednak posiadać adres na terenie Niemiec (jest to tzw. użyczenie adresu meldunkowego). Jest to adres, pod którym prowadzimy naszą działalność i na który będzie przychodziła cała korespondencja. 

W Niemczech znajdziemy firmy, które zajmują się użyczaniem adresu początkującym przedsiębiorcom. 

Lokal na prowadzenie działalności gospodarczej w Niemczech

Aby móc prowadzić firmę w Niemczech, musi ona mieć siedzibę/lokal. Jest to konieczne do uzyskania adresu do rejestracji działalności. Wiele osób korzysta z usług „wirtualnych biur”. Możemy również podać adres mieszkania, o ile właściciel wyrazi na to zgodę i w umowie najmu znajdzie się adnotacja, że mieszkanie jest przeznaczone na prowadzenie działalności gospodarczej.

Konto w banku

Jeśli prowadzimy działalność gospodarczą w Niemczech, musimy mieć tam konto. W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej nie musi być to konto biznesowego. Wystarczy nam konto osobiste. 

Prowadzenie księgowości

Niemcy przykładają dużą wagę do kwestii podatkowych. Dlatego prowadząc firmę w Niemczech należy zadbać o poprawne prowadzenie księgowości.

Mając jednoosobową działalność gospodarczą, możemy prowadzić uproszczoną księgowość, w której zawarte są przychody i wydatki. Ten sposób rozliczeń to ​​tzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Nie mamy obowiązku rozliczania się za pośrednictwem biura księgowego. 

Zakładanie firmy w Niemczech

Procedura zakładania działalności gospodarczej w Niemczech jest nieco bardziej skomplikowana niż w Polsce.

Rejestracja firmy w Niemczech krok po kroku

Jak zatem wygląda zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej w Niemczech krok po kroku?

1. Przed założeniem firmy trzeba sprawdzić, czy nie musimy uzyskać jakichś dodatkowych pozwoleń lub koncesji. Na przykład rzemieślnicy muszą się wpisać do Handwerksrolle, czyli spisu zawodów, który prowadzi Izba Rzemieślnicza (niem. Handwerkskammer). 
2. Następnie musimy dokonać rejestracji naszej działalności w formie Gewerbeanmeldung. Zrobimy to w Gewerbeamt, Ordnungsamt lub Wirtschaftsamt (w zależności od landu). Najczęściej znajduje się on w urzędzie miasta, w obrębie którego nasza firma będzie miała swoją siedzibę. 
3. Za zgłoszenie firmy będziemy musieli zapłacić (koszt ten zazwyczaj wynosi około 50 EUR). 
4. Jeśli w przyszłości będziemy zmieniać miejsce zamieszkania (i siedziby naszej firmy), musimy dokonać ponownej rejestracji pod nowym adresem. 
5. Po zarejestrowaniu Gewerbe otrzymamy zezwolenie na prowadzenie działalności (niem. Gewerbeschein).
6. Należy również dokonać wpisu do Rejestru Handlowego w Izbie Przemysłowo-Handlowej (nie dotyczy to rzemieślników, rolników i osób wykonujących wolne zawody). Rzemieślnicy muszą skontaktować się z Izbą Rzemieślniczą (niem. Handwerkskammer).
7. Musimy się również zarejestrować w urzędzie skarbowym (niem. Finanzamt). Przydzielony nam zostanie numer płatnika podatku dochodowego (niem. Steuernummer) i określone zostaną zasady podatkowe, którym będziemy podlegać. 
8. Jeśli chcemy odkładać składki na ubezpieczenie emerytalne (nie jest ono obowiązkowe w Niemczech), również musimy złożyć odpowiedni wniosek. 
9. Musimy się również zgłosić do stowarzyszenia zawodowego (niem. Berufsgenossenschaft). Mamy na to tydzień od dnia rejestracji działalności gospodarczej. 

Zgłoszenie w Arbeitsamt

Jeśli planujemy zatrudnianie pracowników (stażystów lub praktykantów), musimy zgłosić się do niemieckiego urzędu pracy (niem. Arbeitsamt), aby otrzymać numeru przedsiębiorstwa (niem. Betriebsnummer). Na podstawie tego numeru będziemy zgłaszać naszych pracowników do kasy chorych (niem. Krankenkasse) i odprowadzać za nich składki na ubezpieczenie społeczne.

Firma w Niemczech — potrzebne dokumenty

Do zarejestrowania jednoosobowej działalności gospodarczej w Niemczech będziemy potrzebować następujących dokumentów: 

• dowód osobisty lub paszport
• potwierdzenie zameldowania (jeśli zgodnie z naszą rezydencją podatkową jesteśmy zobligowani do rozliczania się w Niemczech)
• adres firmy
• planowaną działalność (nie należy się tu zbytnio zawężać, żeby nie musieć ponownie rejestrować lub poprawiać naszego wniosku)
• dokumenty potwierdzające prawo do wykonywania danego zawodu (jeśli nas dotyczy)
• zaświadczenie o wpisie do rejestru handlowego lub izby rzemieślniczej (w przypadku działalności usługowej)
• pozostałe zgody, pozwolenia i koncesje (np. z urzędu budowlanego)

Prowadzenie działalności gospodarczej w Niemczech - koszty

Koszt założenia działalności gospodarczej w Niemczech wynosi od 15 do 65 euro. Koszt zależy od landu i miasta, w którym zarejestrujemy firmę. Należy też doliczyć dodatkowe opłaty, takie jak na przykład koszty pozwoleń (w zależności od branży i wymogów).

Musimy też wziąć pod uwagę wszystkie inne koszty związane z uzyskaniem różnego rodzaju zgód, zaświadczenia czy ubezpieczeń (w zależności od rodzaju prowadzonej przez nas działalności gospodarczej).

Dodatkowe składki są pobierane przez Izbę Przemysłowo-Handlową (niem. IHK), Izbę Rzemieślniczą (niem. Handwerkskammer) lub spółdzielnie zawodowe  (Berufsgenossenschaften). 

Ponadto powinniśmy doliczyć koszty ubezpieczenia zdrowotnego (jest ono obowiązkowe dla osób prowadzących działalność w Niemczech) oraz emerytalnego (ta składka jest dobrowolna). 

Decydując się na prowadzenie Gewerbe, prawo nie obliguje nas do posiadania jakiegokolwiek kapitału zakładowego. 

Własna firma w Niemczech a podatki

Prowadząc działalność gospodarczą w Niemczech podlegają następującym podatkom: 

• podatek dochodowy (niem. Einkommensteuer)
• podatek od działalności gospodarczej (niem. Gewerbesteuer) 
• podatek obrotowy (niem. Umsatzsteuer) 

Przyjrzyjmy się im:

Podatek dochodowy dla firm 

Podatek dochodowy dla firm w Niemczech wynosi 14%-45% w zależności od wysokości uzyskiwanych dochodów. Jeśli zarabiamy mniej niż 9 984 euro rocznie, nie płacimy podatku dochodowego. Podatek dochodowy możemy obliczyć na tej stronie. 

Podatek od działalności gospodarczej w Niemczech

W Niemczech podatek od działalności gospodarczej jest naliczany, jeśli nasz dochód wyniesie więcej niż 24 500 euro. Podatek od działalności gospodarczej jest wyliczany w następujący sposób: dochód mnożymy przez 3,5, a następnie przez przez stawkę podatku komunalnego (niem. Hebesatz). 

Podatek obrotowy w Niemczech

Jeśli nasze obroty wyniosą mniej niż 22 000 rocznie, nie musimy płacić podatku obrotowego w Niemczech. Od większości towarów i usług wynosi 19%.

Firma w Niemczech a podatek VAT

Przez pierwsze dwa lata prowadzenia firmy w Niemczech musimy składać miesięczne deklaracje VAT. Dopiero po upływie tego czasu możemy składać te deklaracje kwartalnie lub nawet rocznie. 

Jeśli obrót naszej firmy nie przekroczy 500 000 euro, możemy się rozliczać metodą kasową, czyli płacić VAT dopiero po zapłaceniu faktury przez naszego kontrahenta. 

Jeśli obrót naszej firmy nie przekracza 22 000 euro w danym roku, możemy nie płacić VAT-u.

Rozliczanie podatku VAT

Przez pierwsze 2 lata prowadzenia działalności gospodarczej w Niemczech mamy obowiązek przedstawiania miesięcznych deklaracji VAT do Urzędu Skarbowego w Niemczech. Po tym czasie będziemy mogli składać deklaracje kwartalne lub roczne. 

Firma w Niemczech a ubezpieczenia

Sprawdź, jak wyglądają kwestie związane z ubezpieczeniem dla osób prowadzących działalność gospodarczą w Niemczech: 

Ubezpieczenie zdrowotne

Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą w Niemczech jest zobligowania do opłacania ubezpieczenia zdrowotnego. Możemy się ubezpieczyć w państwowej kasie chorych (niem. Gesätzliche Krankenversicherung) lub prywatnie (niem. Private Krankenversicherung). 

Ubezpieczenie społeczne

Ubezpieczenie społeczne dla osób prowadzących działalność gospodarczą w Niemczech jest dobrowolne. Należy jednak pamiętać, że nie przysługuje nam wówczas emerytura w Niemczech. Jeśli natomiast wrócimy do Polski, lata prowadzenia działalności (bez odprowadzania składek społecznych) nie będą wliczane do stażu niezbędnego do przejścia na emeryturę. 

Dla niektórych zawodów, które wymagają wpisu do niemieckiej  Izby Rzemieślniczej (np. stolarze czy malarze), ubezpieczenie emerytalne jest obligatoryjne. Również osoby samozatrudnione, które pracują na rzecz jednego zleceniodawcy muszą odprowadzać składki społeczne. 

Zalety i wady prowadzenia działalności gospodarczej w Niemczech

Zalety prowadzenia działalności gospodarczej w Niemczech

Prowadzenie działalności gospodarczej w Niemczech wiąże się z wieloma zaletami:

• Możliwość uzyskania wyższych zarobków
• Niskie progi podatkowe
• Wyższa kwota wolna od podatku 
• Jasne przepisy prowadzenia działalności gospodarczej 
• Brak obowiązku odkładania składki emerytalnej i rentowej

Wyższa kwota wolna od podatku

W Niemczech kwota wolna od podatku w 2022 roku wynosi aż 9 984 euro. Nawet porównując ją do kwoty wolnej obowiązującej obecnie w Polsce (30 000 złotych), jest ona zdecydowanie wyższa. 

Niższe podatki i ulgi podatkowe

Najniższa stawka podatku w Niemczech wynosi 14%. W Polsce zaś to 17%. Ponadto, prowadząc firmę i rozliczając się w Niemczech możemy wykorzystać również z różnego rodzaju ulg podatkowych (w zależności od landu).

Dobrowolne ubezpieczenie społeczne 

Tak, jak pisaliśmy już wyżej, w Niemczech nie ma obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Jeśli zatrudnimy kogoś, musimy opłacać składki naszym pracownikom. Warto jednak rozważyć opłacanie składek na emeryturę w Niemczech.

Wady prowadzenia działalności gospodarczej w Niemczech 

Prowadzenie firmy w Niemczech ma też swoje gorsze strony:

• Założenie firmy jest nieco bardziej skomplikowane niż w Polsce
• Przed założeniem firmy w Niemczech musimy rozwiązać kwestie związane z rezydencją podatkową 
• Obowiązek składania co miesiąc deklaracji VAT (przez pierwsze 2 lata prowadzenia działalności gospodarczej)
• Konieczność przechowywania dokumentów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej nawet przez 6-10 lat

Rezydencja podatkowa

Każda osoba, która posiada w Polsce tzw. „ośrodek interesów życiowych”, jest zobowiązany do odprowadzania podatków w Polsce. Należy o tym pamiętać, zakładając firmę w Niemczech. Więcej na ten temat znajdziesz w tym wpisie. 

Deklaracje podatkowe

Przez pierwsze 2 lata prowadzenia działalności gospodarczej w Niemczech mamy obowiązek przedstawiania miesięcznych deklaracji VAT.

Jednoosobowa działalność w Niemczech a osobista odpowiedzialność za długi

Niewiele osów, które zakładają w Niemczech firmę zdaje sobie sprawę, że prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, sami odpowiadamy za jej zobowiązania. Co to znaczy? Jeśli będziemy mieć długi w firmie, na ich pokrycie może zostać przeznaczony nasz prywatny majątek (np. nasze własnościowe mieszkanie). 

Źródła wykorzystane w tym artykule:

• Federal Ministry for Economic Affairs and Energy, Starting your own business, dostęp: 20.01.2022, Źródło.
• I Am Expat, Business taxes in Germany, dostęp: 20.01.2022, Źródło.